Diario di Bordo

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5 BUONI MOTIVI PER UTILIZZARE I FOGLI EXCEL ED INTEGRARLI CON IT-TIDY

by chiara on March 29, 2017

5 Buoni motivi per utilizzare excel con it-tidy

Molte aziende, soprattutto le Piccole e Medie Imprese, utilizzano come strumento per salvare e gestire i dati aziendali, Excel. Excel trova larga diffusione in svariate funzioni aziendali: Controllo di gestione, finance, amministrazione, marketing, gestione del personale, etc.

L’utilizzo di Excel è una soluzione che ha apportato da sempre grandi vantaggi nelle imprese evidenziando tuttavia anche alcuni limiti. L’alternativa all’utilizzo di Excel è rappresentata da soluzioni gestionali specifiche che, in genere evidenziano un alto rischio tecnico, economico ma soprattutto di innovazione culturale all’interno delle PMI.

Una soluzione intermedia è rappresentata da IT Tidy, un innovativo software che consente di continuare ad utilizzare Excel quale modus operandi, ma di risolvere i problemi tipici legati al suo utilizzo.  IT-Tidy ha come obiettivo principale quello di creare un sistema centralizzato basato sui dati. Nel momento in cui IT-Tidy “assorbe” i dati da Excel, essi risultano strutturati, immagazzinati in un database, comunicanti tra loro e immediatamente fruibili da ogni reparto aziendale, e senza nessun cambiamento delle modalità di lavoro.

Vediamo quindi in 5 buoni motivi per cui le PMI dovrebbero continuare ad utilizzare EXCEL, integrandolo con IT Tidy l’add-in di Excel

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1. Non vi chiederemo mai di rinunciare ad Excel

Siamo consapevoli di quanto Excel sia utilizzato e siamo consci della sua grande utilità nell’attività aziendale, per questo IT-Tidy non si sostituisce ad Excel, ma si integra ad esso superando alcuni suoi limiti. Non cambia quindi il modus operandi all’interno delle imprese.

2. E’ possibile avere accesso ai dati aggiornati in tempo reale

I dati aziendali cambiano molto velocemente ed è molto difficile mantenerli aggiornati. Ciò è ancora più difficile quando i dati vengono conservati in fogli gestiti da diversi utenti. IT-Tidy consente di superare il problema dell’aggiornamento dei dati, permettendo di scaricare i dati salvati ed aggiornati da altri utenti.

3Si eliminano le inefficienze di Excel

Quante volte vi è capitato di dover mandare per e-mail un documento Excel ad un vostro collega e di accorgervi poco dopo di qualche imperfezione o correzione da effettuare?
Una volta corretto l’errore si procede ad un secondo invio; ma cosa succede se il destinatario ha già iniziato a lavorare sul primo file? L’esempio, se portato in grande scala diventa un serio problema: il flusso di lavoro diviene sempre più ingestibile. IT-TIDY permette di gestire i dati salvandoli in un database che crea un flusso di lavoro ordinato che consenta di far risparmiare tempo evitando il caos della duplicazione dei file. Inoltre permette di eliminare alcune attività a basso valore aggiunto per l’utente come l’aggiornamento delle informazioni contenute nei fogli Excel.

4. Creiamo un ponte tra le esigenze informative delle diverse funzioni aziendali

Le esigenze del reparto IT e delle altre funzioni aziendali sono spesso divergenti. Con IT-TIDY la struttura dei file Excel viene decisa dal creatore del file, perché Excel viene utilizzato come sempre, ma una volta che i dati sono salvati nel database, e quindi assorbiti da IT-TIDY, essi rispondono ai requisiti del reparto IT e degli altri reparti aziendali. Inoltre la possibilità di scaricare i dati aggiornati e gestiti da altri in un proprio file ne permette una maggiore flessibilità di utilizzo in relazione alla proprie specifiche esigenze.

5. Possibilità di profilare gli utenti e attribuire permessi diversi

L’accesso di diversi utenti ai dati può, in alcuni casi, creare preoccupazione. Per questo motivo la soluzione studiata garantisce la possibilità di creare diversi profili di utenti, in modo che si possa decidere con chi condividere le informazioni. IT_TIDY prevede inoltre la possibilità di gestire anche i diversi “permessi” per garantire che alcuni utenti possano solamente consultare i dati (lettori), mentre altri (responsabili) possano editare e modificare il contenuto.

L’utilizzo di Excel rappresenta quindi una valida soluzione per le imprese. L’integrazione con IT- Tidy ne rappresenta un valido componente aggiuntivo in grado di superare alcuni dei principali problemi che frequentemente si incontrano con il suo utilizzo.

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